Thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại, dịch vụ của doanh nghiệp để phát triển và mở rộng thị trường của doanh nghiệp thì các chủ doanh nghiệp tuỳ từng nhu cầu, mục đích sẽ chọn các hình thức như thành lập chi nhánh của doanh nghiệp, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những ưu, nhược điểm riêng mà công ty cần phải nắm rõ để đưa ra lựa chọn loại hình thành lập doanh nghiệp cho phù hợp.

1. Khái niệm về chi nhánh doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020 quy định: Chi nhánh của doanh nghiệp là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi nhánh được phép thực hiện hoạt động kinh doanh nhưng chi nhánh chỉ là một đơn vị trực thuộc công ty, không có tư cách pháp nhân độc lập. Chi nhánh là loại hình đơn vị phụ thuộc duy nhất có thể xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) và phải kê khai thuế giá trị gia tăng tương tự như công ty.

Văn bản pháp luật điều chỉnh về thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

– Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021;

– Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 04/01/2021;

– Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.

Tầm quan trọng về việc thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc mở rộng thông qua việc thành lập chi nhánh của doanh nghiệp là một trong những chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững. Thành lập chi nhánh của doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng hơn, mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý và điều hành. Thành lập chi nhánh của doanh nghiệp cũng là công cụ để doanh nghiệp thử nghiệm những mô hình kinh doanh mới, đánh giá hiệu quả trước khi áp dụng trên quy mô lớn hơn.

2. Nguyên tắc khi thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Tên sau khi thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Theo quy định tại điều 40 Luật doanh nghiệp 2020 quy định thì: 

– Tên chi nhánh phải viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Tên chi nhánh cần bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.  Ngoài tên tiếng Việt, chi nhánh công ty có thể đăng ký bằng tên nước ngoài và tên viết tắt.

Địa chỉ chi nhánh

Địa chỉ trụ sở khi thành lập chi nhánh của doanh nghiệp được xác định là địa chỉ liên lạc trên lãnh thổ Việt Nam, bao gồm thông tin địa chỉ cụ thể như số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, tên đường, thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; cùng với số điện thoại, số fax và địa chỉ email (nếu có). Có thể thành lập chi nhánh của doanh nghiệp ở trong và ngoài nước.

Ngành, nghề kinh doanh

Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mẹ. Do đó, chi nhánh công ty chỉ được đăng ký kinh doanh các ngành nghề mà công ty đã đăng ký.

Người đứng đầu chi nhánh

Người đứng đầu chi nhánh là cá nhân thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền. Hiện tại pháp luật không có quy định cụ thể về người đứng đầu chi nhánh. Tuy nhiên, đây là cá nhân sẽ chịu trách nhiệm quản lý một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty, nên doanh nghiệp nên lựa chọn cá nhân có đầy đủ năng lực, kinh nghiệm chuyên môn.

3. Điều kiện thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Điều kiện pháp lý khi thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, để thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần tuân thủ một số điều kiện pháp lý nhất định. Trước hết, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các hoạt động của chi nhánh phù hợp với ngành nghề kinh doanh đã đăng ký. Điều này có nghĩa là chi nhánh chỉ được phép hoạt động trong phạm vi ngành nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng việc thành lập chi nhánh không vi phạm các quy định của pháp luật về đầu tư, thuế và lao động.

Điều kiện về vốn và tài chính khi thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Vốn là một yếu tố quan trọng khi thành lập chi nhánh. Doanh nghiệp cần có kế hoạch tài chính rõ ràng để đảm bảo rằng chi nhánh có đủ nguồn lực tài chính để hoạt động ổn định và phát triển. Điều này bao gồm việc dự trù kinh phí cho việc thuê mặt bằng, trang thiết bị, tuyển dụng nhân sự và chi phí vận hành trong thời gian đầu. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xem xét đến việc phân bổ nguồn vốn giữa trụ sở chính và chi nhánh sao cho hợp lý.

Điều kiện về nhân sự và quản lý khi thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Một chi nhánh hoạt động hiệu quả cần có đội ngũ nhân sự chất lượng và hệ thống quản lý chuyên nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho chi nhánh. Đồng thời, việc xây dựng một cơ chế quản lý chặt chẽ, đảm bảo sự đồng bộ giữa trụ sở chính và chi nhánh cũng là một yếu tố không thể thiếu. Để đạt được điều này, doanh nghiệp có thể áp dụng các công nghệ quản lý hiện đại như phần mềm quản lý doanh nghiệp, hệ thống ERP.

4. Quy trình thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng xin thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Thời gian xử lý hồ sơ thường là từ 3-5 ngày làm việc. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao để bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Bước 3: Hoàn thành thủ tục và nhận giấy phép hoạt động

Sau khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Đây là văn bản pháp lý xác nhận chi nhánh đã được thành lập hợp pháp và có quyền tiến hành các hoạt động kinh doanh. Sau khi nhận giấy phép, doanh nghiệp cần thực hiện các bước tiếp theo như đăng ký mã số thuế cho chi nhánh, thông báo việc mở chi nhánh với cơ quan quản lý thị trường và các cơ quan chức năng liên quan khác.

5. Các hình thức hoạt động sau khi thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Chi nhánh doanh nghiệp hạch toán độc lập

– Việc kê khai, hạch toán, quyết toán thuế: Chi nhánh có thể chủ động xác định các chi phí thuế và thu nhập tính thuế;

– Dễ dàng hạch toán, báo cáo thuế hàng quý, lên sổ sách đầy đủ, cáo báo cáo tài chính năm của chi nhánh;

– Chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp không liên quan đến hiệu quả kinh doanh của công ty cũng như các chi nhánh khác.

– Bộ phận kế toán của chi nhánh hạch toán độc là đơn vị kế toán theo Luật kế toán.

Chi nhánh doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc

– Cuối năm chi nhánh phải chuyển số liệu, chứng từ doanh thu, chi phí về công ty mẹ để hạch toán chung trong báo cáo tài chính;

– Cuối kỳ báo cáo tài chính công ty mẹ phải tổng hợp số liệu từ các chi nhánh khác cùng công ty và hoạt động của công ty hạch toán, thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp;

– Số liệu, tài liệu, giấy tờ trong sổ sách là 1 phần của sổ sách công ty;

– Đơn vị kế toán công ty sẽ gồm bộ phận kế toán các chi nhánh.

6. Ưu điểm và Nhược điểm khi thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Ưu điểm của chi nhánh công ty

Thành lập chi nhánh của doanh nghiệp có thể ở nhiều nơi, đặt tại các quận/huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính nên khách hàng sẽ thực hiện các hợp đồng hoặc giao dịch tại chi nhánh mà không cần đến trực tiếp địa chỉ trụ sở công ty.

Ví dụ như khách hàng ở trong tỉnh Bình Dương mà công ty ở ngoài Bà Rịa Vũng Tàu thì sẽ rất bất tiện khi khách hàng phải di chuyển ra Bà Rịa Vũng Tàu để làm việc trực tiếp với công ty. Nhưng nếu công ty có chi nhánh ở Bà Rịa Vũng Tàu thì khách hàng làm việc trong tại đó rất thuận tiện.

Chi nhánh được hoạt động, kinh doanh như công ty, có con dấu riêng nên các đối tác, khách hàng hoàn toàn yên tâm khi ký kết hợp đồng với chi nhánh.

Mặc dù là đơn vị phụ thuộc công ty nhưng chi nhánh có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc.

Nhược điểm của chi nhánh công ty

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên chi nhánh sẽ không có tư cách pháp nhân.

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho chi nhánh ký các hợp đồng giao dịch nhưng lại không kiểm soát chặt chẽ quá trình giao dịch nên khi có tranh chấp, phát sinh nợ nần, doanh nghiệp là chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật và trước đối tác.

Chi nhánh phải nộp thuế môn bài 1.000.000 đồng/năm

7. Kinh nghiệm và lời khuyên khi thành lập chi nhánh

Lập kế hoạch chi tiết

Trước khi quyết định thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết, bao gồm các yếu tố như nguồn vốn, nhân sự, địa điểm và chiến lược kinh doanh. Việc lập kế hoạch không chỉ giúp doanh nghiệp dự trù được những rủi ro có thể xảy ra mà còn giúp định hướng phát triển cho chi nhánh. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với thực tế.

Chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm là yếu tố quyết định đến sự thành bại của chi nhánh. Doanh nghiệp cần chọn địa điểm phù hợp với mục tiêu kinh doanh, đồng thời đảm bảo rằng chi nhánh có thể tiếp cận được với khách hàng mục tiêu. Khi chọn địa điểm, doanh nghiệp cần xem xét đến các yếu tố như tiềm năng thị trường, sự cạnh tranh, hạ tầng và môi trường kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xem xét đến chi phí thuê mặt bằng và khả năng phát triển trong tương lai.

Quản lý hiệu quả

Quản lý hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của chi nhánh. Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý chặt chẽ, đồng bộ giữa trụ sở chính và các chi nhánh. Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể áp dụng các công nghệ quản lý hiện đại như phần mềm quản lý doanh nghiệp, hệ thống ERP. Ngoài ra, việc đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự tại chi nhánh cũng là một yếu tố quan trọng, giúp đảm bảo rằng chi nhánh hoạt động hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

8. Các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập chi nhánh của doanh nghiệp

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, người đứng đầu chi nhánh cần thực hiện ngày các công việc sau trước khi đi vào hoạt động để tránh bị xử phạt:

	Khắc con dấu chi nhánh doanh nghiệp;		Mua hoá đơn điện tử và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn;
	Treo biển công ty tại trụ sở chi nhánh;		Thuế giá trị gia tăng
	Mua chữ ký số điện tử (USB token);		Mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản ngân hàng với Sở kế hoạch đầu tư;
	Thuế thu nhập doanh nghiệp: – Chi nhánh hạch toán độc lập thì chi nhánh nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh tại đơn vị trực thuộc cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp chi nhánh. – Chi nhánh hạch toán phụ thuộc thì chi nhánh không phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, trụ sở chính nộp hồ sơ khai thuế cả phần thu nhập tại chi nhánh.		Kê khai và nộp thuế GTGT tại chi nhánh khi: Chi nhánh hạch toán độc lập hoặc Chi nhánh khác tỉnh với trụ sở chính. Kê khai và nộp thuế GTGT tại trụ sở chính khi: Chi nhánh hạch toán phụ thuộc hoặc Không phát sinh doanh thu, hoặc cùng tỉnh với trụ sở chính. Trường hợp chi nhánh có con dấu, tài khoản tiền gửi ngân hàng, trực tiếp bán hàng hóa, dịch vụ, kê khai đầy đủ thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra có nhu cầu kê khai nộp thuế riêng phải đăng ký nộp thuế riêng và sử dụng hóa đơn riêng.
	Đăng ký bảo hiểm cho nhân viên công ty đã ký hợp đồng lao động.

Thành lập chi nhánh của doanh nghiệp là một bước đi quan trọng trong quá trình mở rộng quy mô và phát triển doanh nghiệp. Mặc dù việc thành lập chi nhánh của doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức, nhưng lợi ích mà nó mang lại là vô cùng to lớn. Từ việc mở rộng quy mô hoạt động, tăng cường năng lực cạnh tranh đến việc tăng doanh thu và lợi nhuận, chi nhánh đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để đạt được thành công khi mở chi nhánh, doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết, lựa chọn địa điểm phù hợp và xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả. Đồng thời, việc duy trì và phát triển văn hóa doanh nghiệp cũng là yếu tố không thể thiếu, giúp xây dựng lòng tin và sự đoàn kết trong tổ chức. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược đúng đắn, doanh nghiệp sẽ có thể khai thác tối đa tiềm năng của chi nhánh và đạt được những thành công đáng kể trong quá trình phát triển.

Bài viết trên cung cấp một cái nhìn toàn diện về quá trình thành lập chi nhánh của doanh nghiệp, từ việc chuẩn bị hồ sơ, điều kiện cần thiết cho đến những thách thức và cơ hội mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Hy vọng rằng thông tin này sẽ hữu ích cho những ai đang có ý định mở chi nhánh hoặc đang tìm kiếm giải pháp để mở rộng quy mô kinh doanh của mình.