Thủ tục thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam Công Ty TNHH Giải Pháp Doanh Nghiệp ASP tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
Cơ sở pháp lý thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Luật Thương mại năm 2005;
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
a, Điều kiện chung thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
– Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
– Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
b, Điều kiện về tên gọi khi thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.
c, Điều kiện về trụ sở khi thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
d, Điều kiện về người đứng đầu khi thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài.
Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác.
Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác.
Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Hồ sơ thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam |
|
|
Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam; |
|
Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh; |
|
Các giấy tờ có giá trị tương đương giấy phép kinh doanh (nếu có); |
|
Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện; |
|
Bản sao BCTC hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế của năm tài chính gần nhất; |
|
Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện |
|
Các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất để thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam. |
Lưu ý:
Bộ hồ sơ thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam phải do công ty mẹ ký và đóng dấu hoặc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thành tiếng Việt và công chứng.
2. Quy trình thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Sau khi chuẩn bị hoàn tất bộ hồ sơ thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam, bạn tiến hành các bước như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan cấp giấy phép, nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Bước 2: Chờ kết quả từ cơ quan cơ quan cấp giấy phép.
Đối với trường hợp thông thường:
– Trong vòng 3 ngày, nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung (tối đa 1 lần);
– Trong vòng 7 ngày, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép sẽ cấp giấy phép thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Đối với trường hợp phải gửi hồ sơ cho Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành:
– Trong vòng 3 ngày, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép sẽ gửi văn bản xin ý kiến từ Bộ quản lý chuyên ngành;
– Trong vòng 5 ngày, Bộ quản lý chuyên ngành sẽ phản hồi thông tin bằng văn bản;
– Trong vòng 5 ngày, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp giấy phép sẽ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài, nếu không, phải gửi thông báo bằng văn bản.
Bước 3: Làm thủ tục xin cấp dấu cho văn phòng đại diện tại cơ quan công an.
3. Lưu ý khi thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Nếu trước khi làm thủ tục xin giấy phép thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam bạn phải đảm bảo các điều kiện, thì sau khi được cấp giấy phép, bạn cũng phải lưu ý khá nhiều quy định để tránh bị xử phạt hành chính hoặc bị thu hồi giấy phép văn phòng đại diện:
– Thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài nếu trong quá trình hoạt động có thay đổi thông tin trên giấy phép;
– Thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam đối với trường hợp chuyển văn phòng đại diện đến tỉnh, thành khác hoặc đến khu vực thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác;
– Thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép tthành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam nếu bị mất, hư hỏng…;
– Văn phòng đại diện nước ngoài phải gửi báo cáo hoạt động. Cơ quan cấp giấy phép sẽ thu hồi giấy phép nếu không nhận được báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện trong 2 năm liên tiếp hoặc trong vòng 6 tháng nếu có văn bản yêu cầu.
4. Chế độ báo cáo hoạt động sau khi thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam
– Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
– Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
5. Các thủ tục sau thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có) sau khi thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện sau khi thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;
Dịch vụ thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam ở ASP |
|
|
Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc hành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam |
|
Soạn thảo hồ sơ hành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật |
|
Xin cấp giấy phép thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam; |
|
Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho hành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam |
|
Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam |
|
Tư vấn các thủ tục sau hành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam |
|
Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội |
|
Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam |
Liên hệ tới Công Ty TNHH Giải Pháp Doanh Nghiệp ASP để được tư vấn hỗ trợ 24/7 qua hotline 0982 042 995 hoặc làm việc trực tiếp tại văn phòng Số 7, ngõ 26, phố Nguyên Hồng, phường Thành Công, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
