Hướng dẫn đăng ký chữ ký số

Khái niệm chữ ký số là gì?

Định nghĩa về chữ ký số theo quy định của pháp luật được diễn giải như sau:

Chữ ký số (CKS) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Định nghĩa chữ ký số là gì theo tính ứng dụng và cấu thành của chữ ký số:

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Chữ ký số đóng vai trò như một chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp, được thừa nhận về mặt pháp lý khi giao dịch trên môi trường điện tử như: ký hợp đồng điện tử, ký kê khai thuế, ký phát hành hóa đơn điện tử, ký giao dịch tài chính… 

CKS đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận, đảm bảo về trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia ký kết văn bản hay giao dịch điện tử. Việc ký hợp đồng điện tử đang ngày càng được ứng dụng nhiều hơn trong các giao dịch điện tử vì những lợi ích to lớn như tiết kiệm thời gian, chi phí.

Cấu tạo của chữ ký số

Dựa trên công nghệ RSA, cấu tạo của CKS gồm một cặp khóa được mã hóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng: một khóa công khai (Public Key) và một khóa bí mật (Private Key). Trong đó:

	Khóa bí mật	Dùng để tạo ra chữ ký số
	Khóa công khai	Dùng để thẩm định, kiểm tra chữ ký số và xác thực người dùng. Nó được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
	Người ký	Nghĩa là thuê bao dùng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đó dưới tên mình.
	Người nhận	Là tổ chức hoặc cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, bằng việc sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được và sau đó tiến hành các hoạt động, giao dịch liên quan.
	Ký số	Là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn CKS vào thông điệp dữ liệu nào đó.

Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

Hiện nay, đang có 4 loại chữ ký số sử dụng nhiều nhất trên thị trường đó là: USB token, SmartCard, HSM và Chữ ký số từ xa.

– Chữ ký số USB Token

CKS USB Token là loại chữ ký số truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Nó là loại chữ ký số cần dùng đến thiết bị phần cứng tích hợp – USB Token (dùng để lưu trữ dữ liệu mã hóa và thông tin của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân). Người dùng khi ký số bằng CKS USB Token cần cắm USB vào máy tính để thực hiện ký tài liệu điện tử.

– Chữ ký số Smartcard

CKS SmartCard là loại chữ ký số được thiết lập sẵn trên SIM do các nhà mạng nghiên cứu phát triển, có thể giúp người dùng sử dụng trên thiết bị di động nhanh chóng.

Tuy nhiên loại chữ ký số này vẫn còn nhiều hạn chế và nhược điểm khi phải phụ thuộc vào  sim của các nhà mạng. Nếu người dùng có sim nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng hoặc có việc phải đi công tác nước ngoài thì việc ký số cũng không thể diễn ra được.

– Chữ ký số HSM

CKS HSM là loại chữ ký số sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận, xử lý lệnh ký. T

Trong đó HSM (Hardware Security Module) là một thiết bị vật lý được dùng để quản lý cũng như bảo vệ các cặp khóa chứng thư số cho các ứng dụng xử lý mật mã và có tính xác thực mạnh. HSM có hình thức dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc là một thiết bị phần cứng độc lập có kết nối mạng.

– Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa (Remote Signature) hay còn được biết với một số cách gọi khác như: Chữ ký số không dùng USB Token, chữ ký số không cần USB, chữ ký số di động, chữ ký số online… là loại chữ ký số kiểu mới và được đánh giá là loại chữ ký số có công nghệ, tính năng và tính ứng dụng mạnh mẽ nhất.

CKS từ xa sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào. CKS từ xa khắc phục hoàn toàn các nhược điểm của chữ ký số USB Token, khi cho phép người dùng ký số mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị điện tử (mobile, PC, tablet…) mà không phụ thuộc vào các thiết bị phần cứng. 

Đặc điểm & chức năng của chữ ký số

Việc sử dụng CKS tại Việt Nam nói riêng và các quốc gia trên thế giới nói chung đang ngày càng được ưa chuộng phổ biến. Bởi lẽ đối với việc sử dụng chữ ký số có những đặc điểm nổi bật rõ rệt cải thiện được những vướng mắc, hạn chế trong quá trình giải quyết công việc thay vì phải sử dụng chữ ký tay trước đây như:

Đặc điểm nội bật của chữ ký số		Chức năng của chữ ký số và đối tượng sử dụng
	Khả năng xác định nguồn gốc: Có thể xác thực danh tính chủ nhân của chữ ký số thông qua chứng thư số của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.		Công ty / Doanh nghiệp / Cá nhân hoặc hộ kinh doanh sử dụng thay cho chữ ký tay truyền thống trong các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số hóa 4.0.
	Tính bảo mật cao: Chữ ký số có 2 lớp mã khóa, đảm bảo tính bảo mật và không bị đánh cắp thông tin bởi hacker.		Tổ chức / cơ quan / Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có thể dễ dàng lưu trữ các chứng từ, tài liệu, báo cáo kế toán, quản trị,…trên cloud
	Tính toàn vẹn: Đảm bảo chỉ có người nhận văn bản/tài liệu đã ký số mới có thể mở văn bản/tài liệu đó. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản/tài liệu điện tử trong môi trường điện tử.		Đảm bảo tính chính xác, an toàn, bảo mật tuyệt đối thông tin dữ liệu. Chữ ký số là bằng chứng trước pháp luật có tính pháp lý cao, chống chối bỏ trách nhiệm nội dung đã ký, giúp ích cho các tổ chức / cơ quan / Doanh nghiệp yên tâm hơn trong các giao dịch thương mại điện tử.
	Tính không thể phủ nhận: Chữ ký số không thể xóa bỏ cũng không thể thay thế.		Các thông tin về chữ ký số giúp tổ chức / cơ quan / Doanh nghiệp trao đổi dữ liệu nhanh chóng dễ dàng giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo về tính pháp lý.

Quy trình khởi tạo chữ ký số

Bước 1: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ CKS: Bạn cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép để đảm bảo rằng chữ ký số có giá trị pháp lý khi sử dụng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký như CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy phép kinh doanh,… để đơn vị chứng thực CKS xác thực thông tin.

Bước 3: Liên hệ nhà cung cấp để lựa chọn gói dịch vụ chữ ký số, nộp hồ sơ và xác thực thông tin

Bước 4: Nhà cung cấp xác thực thông tin và tạo CKS: Ngay sau khi nhận được thông tin khách hàng nhà cung cấp sẽ thực hiện xác thực thông tin, tiến hành cấp chứng thư số và bàn giao cho khách hàng nếu hồ sơ đảm bảo được đầy đủ các yêu cầu theo quy định.

Lưu ý: Sau khi sở hữu chữ ký số bạn cần thực hiện khai báo thông tin chữ ký số trên các hệ thống giao dịch điện tử mới đảm bảo chữ ký số hợp lệ khi sử dụng.

Quy định về chữ ký số cần nắm rõ

– Về giá trị pháp lý

Nội dung tại Điều 8, Chương II  Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của CKS như sau:

+ Trường hợp các văn bản cần có chữ ký theo yêu cầu của pháp luật: Nội dung/thông điệp trong văn bản được xem là có giá trị khi văn bản đó được ký bằng CKS (với điều kiện CKS đó đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo Điều 9, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP)

+ Trường hợp các văn bản cần được đóng dấu cơ quan tổ chức theo yêu cầu của pháp luật: Nội dung/thông điệp trong văn bản được xem là có giá trị khi văn bản đó được ký bằng CKS doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan (với điều kiện chữ ký số đó đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo Điều 9, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP)

+ Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp phép sử dụng tại Việt Nam: Có giá trị pháp lý và hiệu lực như CKS do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực CKS công cộng của Việt Nam cấp.

– Về điều kiện đảm bảo an toàn

Để được pháp luật công nhận giá trị pháp lý thì CKS cần đảm bảo được các điều kiểm đảm bảo an toàn được quy định chi tiết tại điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau:

+ Chữ ký số phải được tạo trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai tương ứng với chứng thư số đó

+ Chữ ký số được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số và do một trong 4 tổ chức dưới đây:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS quốc gia;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS công cộng;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho CKS chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này

+ Khóa bị mật sẽ chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký

Hiểu rõ CKS số là gì và các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử dễ dàng, thuận lợi giảm thiểu tối đa các rủi ro khi giao kết đặc biệt là khi giao kết hợp đồng điện tử.

6 LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ

Tính cấp thiết trong việc sử dụng CKS không chỉ được thể hiện thông qua những chức năng, công dụng của chữ ký số kể trên, mà còn do lợi ích thiết thực mà chữ ký số mang lại cho tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân:

– Rút ngắn thời gian giao dịch, tiết kiệm thời gian và công sức

Thay vì phải mất thời gian, công sức để in tài liệu giấy, chờ đợi chuyển phát tài liệu, phải gặp gỡ trực tiếp đối tác hay phải đến các cơ quan nhà nước để làm thủ tục và ký tay các giao dịch… thì giờ đây chữ ký số đã giúp người dùng loại bỏ tất cả những bất cập đó.

Chữ ký số giúp rút ngắn thời gian cho các thủ tục hành chính và các nghiệp vụ như: hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…. Người dùng có thể dễ dàng thực hiện ký và giao chuyển tài liệu qua internet mà không cần có mặt tại văn phòng hoặc gặp gỡ đối tác trực tiếp.

Bên cạnh đó, với loại chữ ký số từ xa người dùng còn có thể thực hiện ký nhiều tài liệu cùng lúc ngay cả trên mobile, thiết lập luồng ký kết, phân quyền xem và ký kết cho các phòng ban, đối tượng cụ thể…

– Tiết kiệm chi phí hiệu quả

Nhu cầu điện tử hóa việc ký và lưu trữ văn bản, tài liệu của các Tổ chức/doanh nghiệp ngày càng tăng theo xu hướng công nghệ mới. Theo đó, doanh nghiệp/tổ chức sẽ không còn phải tốn chi phí trong việc in ấn, chuyển phát, quản lý và lưu trữ hợp đồng, tài liệu giấy theo cách truyền thống nữa. Giờ đây mọi hoạt động ký kết và lưu trữ chứng từ, tài liệu, hợp đồng, báo cáo toán,… sẽ được điện tử hóa nhanh chóng với chữ ký số.

– Đảm bảo tính an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối

Đây là hình thức sử dụng công nghệ mã hóa công nghệ cao giúp đảm bảo không bị rò rỉ thông tin của người dùng. Đồng thời đảm bảo thông tin của văn bản, hợp đồng đã ký khi chỉ có người nhận mới có thể mở văn bản, tài liệu có chữ ký số mà không bị tác động bởi bên thứ 3.

– Đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch điện tử

Hình thức ký này có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân hay con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì thế trong các giao dịch trên môi trường điện tử, chữ ký số được coi là cơ sở để khẳng định về giá trị và tính minh bạch của các văn bản/tài liệu. Khi có tranh chấp xảy ra, các bên tham gia ký số đều phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình đối với nội dung/thông điệp trong tài liệu đã ký bằng chữ ký này tương đương như tài liệu giấy được ký tay hay đóng dấu.

– Loại bỏ khả năng giả mạo chữ ký

Trong khi chữ ký tay có khả năng bị giả mạo rất lớn (từ 55-70%) thì việc giả mạo chữ ký số gần như là bất khả thi.

– Giúp xác định tính toàn vẹn cũng như nguồn gốc của một tài liệu

Sử dụng hình thức chữ ký này cho phép xác định danh tính của người ký, đồng thời đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản gốc. Văn bản/tài liệu sau khi ký số sẽ không thể thay đổi, chỉnh sửa. Trong trường hợp văn bản/tài liệu đã ký số nhưng bị tác động chỉnh sửa sẽ dẫn đến dữ liệu bị vô hiệu hóa, văn bản/tài liệu đó sẽ không còn giá trị giao dịch.