Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phải thực hiện nhiều thay đổi để phù hợp với tình hình kinh doanh và sự phát triển của mình. Một trong những thay đổi quan trọng đó là thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là cập nhật thông tin mà còn mang ý nghĩa quan trọng đối với pháp lý và hoạt động của doanh nghiệp.

Vậy thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là gì? Quy trình, thủ tục cần thực hiện như thế nào? Và cần lưu ý những gì để tránh rủi ro pháp lý? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Văn bản pháp luật điều chỉnh về thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021;

Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 04/01/2021;

Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân được quy định trong điều lệ công ty hoặc được pháp luật chỉ định, thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý đối với bên thứ ba. Người đại diện có thể là giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị (với công ty cổ phần) hoặc chủ tịch hội đồng thành viên (với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên).

Người đại diện theo pháp luật có quyền ký kết các hợp đồng, đưa ra các quyết định liên quan đến quản lý và vận hành doanh nghiệp, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hành vi và quyết định của mình. Do đó, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần được thực hiện một cách cẩn thận và đúng quy trình.

2. Khi nào cần thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp?

Doanh nghiệp có thể thay đổi người đại diện theo pháp luật trong nhiều trường hợp khác nhau, bao gồm:

• Người đại diện hiện tại không còn khả năng thực hiện chức năng do lý do sức khỏe, qua đời hoặc bị mất quyền công dân.
• Người đại diện bị cách chức, bãi nhiệm hoặc từ chức.
• Sự thay đổi chiến lược kinh doanh, dẫn đến nhu cầu bổ nhiệm người có chuyên môn phù hợp hơn để đảm nhận vai trò này.
• Người đại diện hiện tại có nhu cầu rút lui và nhường quyền cho người khác.
• Sự tái cấu trúc hoặc mua bán, sáp nhập doanh nghiệp dẫn đến việc cần thay đổi người đại diện.

Mỗi trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đều yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ quy trình pháp lý nghiêm ngặt để đảm bảo sự minh bạch và hợp pháp.

3. Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh mất thời gian và gặp rắc rối không cần thiết. Bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

 Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Được lập theo mẫu quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh.

 Quyết định và biên bản họp: Đây là các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm quyết định của hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện. Đối với doanh nghiệp tư nhân, chỉ cần quyết định của chủ doanh nghiệp.

 Giấy tờ chứng minh nhân thân của người đại diện mới: Bao gồm bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

 Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Để đối chiếu thông tin và ghi nhận thay đổi.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn tất hồ sơ xin thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Có thể nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả và công bố thông tin thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ cập nhật thông tin người đại diện mới trên hệ thống. Thời gian xử lý thường kéo dài từ 3 đến 5 ngày làm việc. Sau khi thay đổi thành công, doanh nghiệp cần công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

4. Những điều cần lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật

• Từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Không bị đóng mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;
• Người đại diện không nhất thiết phải là người sở hữu vốn góp tại công ty.
• Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Chức danh người đại diện theo pháp luật

– Giám đốc/ Tổng giám đốc công ty được làm giám đốc/ Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác (trừ doanh nghiệp nhà nước và công ty đại chúng).

– Công ty có thể lựa chọn các chức danh cho người đại diện theo pháp luật như sau: Giám đốc công ty; Tổng Giám đốc công ty;

+ Đối với công ty cổ phần: Chủ tịch Hội đồng quản trị ; Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – Đối với công ty cổ phần;

+ Đối với công ty TNHH hai thành viên: Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc; Chủ tịch Hội đồng thành viên;

+ Đối với công ty TNHH một thành viên: Chủ tịch công ty; Hoặc các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.

Số lượng người đại diện theo pháp luật

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì công ty cổ phần và công ty TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật

Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

5. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

6. Các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người được giao thực hiện cần thực hiện ngày các công việc sau trước khi đi vào hoạt động để tránh bị xử phạt:

– Thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng của công ty

Hiện nay, việc mở tài khoản ngân hàng cho công ty là nhu cầu bắt buộc nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty, tài khoản ngân hàng là thông tin quan trọng của mỗi doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động giao dịch.

Vì vậy, để thông tin của công ty được đồng nhất, sau khi thay đổi tên, công ty phải liên hệ với ngân hàng đang mở tài khoản để làm thủ tục thay đổi thông tin ngân hàng.

– Thay đổi thông tin đăng ký bảo hiểm xã hội

Say khi công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội để thay đổi thông tin công ty đăng ký bảo hiểm xã hội.

• Trường hợp người đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì công ty cần làm thủ tục thay đổi;
• Thông báo với khách hàng, đối tác, các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Đối với các doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh có điều kiện như (lữ hành, vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự) phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đại diện trên các giấy phép này;
• khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật mới cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng, nộp thuế thu nhập (nếu phát sinh thu nhập chịu thuế)

7. Các rủi ro pháp lý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể mang đến một số rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy trình hoặc không đảm bảo tính minh bạch. Một số rủi ro phổ biến bao gồm:

• Tranh chấp nội bộ: Nếu không có sự đồng thuận từ các thành viên hoặc cổ đông, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể gây ra tranh chấp nội bộ, làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
• Khó khăn trong giao dịch với bên thứ ba: Nếu không thông báo kịp thời cho các đối tác, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện các giao dịch, đặc biệt là các hợp đồng quan trọng.
• Xử phạt hành chính: Vi phạm thời hạn thông báo và công bố thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật sẽ dẫn đến xử phạt hành chính và làm giảm uy tín của doanh nghiệp.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một quá trình quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ các quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro và đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện cẩn trọng và nếu cần, có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong mọi thủ tục.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu bạn đang gặp khó khăn hoặc có thắc mắc về vấn đề này, đừng ngần ngại tìm đến các chuyên gia pháp lý để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.