Quy trình thay đổi tên doanh nghiệp

Thay đổi tên doanh nghiệp là một bước ngoặt quan trọng trong quá trình phát triển của bất kỳ công ty nào. Tên gọi không chỉ là cách nhận diện mà còn gắn liền với thương hiệu, chiến lược kinh doanh và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Trong quá trình hoạt động, có nhiều lý do khiến doanh nghiệp phải xem xét và thay đổi tên, từ việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh đến tái định vị thương hiệu.

Tuy nhiên, để thực hiện một cách hiệu quả và đúng pháp lý, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về quy trình thủ tục thay đổi tên, tuân thủ các quy định của pháp luật, và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào lý do doanh nghiệp nên thay đổi tên, các quy định pháp lý liên quan, quy trình chi tiết của việc thay đổi tên và những lưu ý cần thiết để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ.

1. Văn bản pháp luật điều chỉnh về thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp

– Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021;

– Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 04/01/2021;

– Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.

2. Khi nào cần thay đổi tên doanh nghiệp

Khi thay đổi tên doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Quy trình này đòi hỏi tuân theo các quy định pháp luật cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp và tránh xảy ra rủi ro pháp lý về sau.

Những nguyên nhân mà doanh nghiệp có thể phải thay đổi tên, bao gồm sự thay đổi trong ngành nghề kinh doanh, mở rộng thị trường hoặc hợp nhất, sáp nhập hoặc vì các yếu tố pháp lý khác.

Thay đổi tên doanh nghiệp trong ngành nghề kinh doanh: Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh vào một ngành mới hoặc thay đổi hoạt động chính của mình, thường cần phải thay đổi tên để phản ánh đúng ngành nghề và sự phát triển mới.

Thay đổi tên doanh nghiệp do mở rộng hoặc hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi: Trong trường hợp doanh nghiệp mở rộng hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, việc thay đổi tên doanh nghiệp có thể cần thiết để phản ánh sự thay đổi về quy mô hoặc cấu trúc.

Thay đổi tên doanh nghiệp về mặt pháp lý khác: Các yếu tố pháp lý khác yêu cầu thay đổi tên doanh nghiệp, như thay đổi vốn điều lệ, cải cách, tổ chức nội bộ doanh nghiệp, hoặc tuân thủ yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước.

Thay đổi tên doanh nghiệp do thay đổi hình ảnh, thương hiệu: Doanh nghiệp muốn thay đổi hình ảnh hoặc thương hiệu của mình để tạo sự tươi mới, phù hợp hơn với xu hướng thị trường hoặc mục tiêu kinh doanh. 

3. Các quy định pháp lý liên quan đến việc thay đổi tên doanh nghiệp

Việc thay đổi tên doanh nghiệp không chỉ là một quyết định thương mại mà còn là một quá trình pháp lý đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ các quy định hiện hành. Luật Doanh nghiệp 2020 cùng các văn bản pháp luật hướng dẫn có quy định rõ về các điều kiện và quy trình thay đổi tên doanh nghiệp.

Điều kiện thay đổi tên doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phải đáp ứng một số điều kiện nhất định trước khi có thể thay đổi tên doanh nghiệp. Cụ thể:

Tên mới không được trùng lặp: Theo Luật Doanh nghiệp, tên mới của doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Điều này đảm bảo tính duy nhất của mỗi tên doanh nghiệp, giúp tránh tranh chấp về quyền lợi và bảo vệ thương hiệu.

Tên không vi phạm quy định văn hóa: Tên doanh nghiệp không được chứa các từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục, văn hóa hoặc không phù hợp với đạo đức xã hội. Điều này bảo vệ uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt cộng đồng.

Tuân thủ về tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt: Nếu doanh nghiệp sử dụng tên tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt, cần phải tuân theo các quy định về cách viết và phiên âm để đảm bảo không gây nhầm lẫn hoặc vi phạm pháp luật.

Quy định về đăng ký tên mới

Sau khi đã chọn được tên mới, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục để đăng ký lại tên tại cơ quan quản lý nhà nước, cụ thể là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Khi thay đổi tên, các thông tin liên quan đến doanh nghiệp như con dấu, hồ sơ thuế và bảo hiểm xã hội cũng phải được cập nhật theo tên mới. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp của các hoạt động sau khi thay đổi tên.

4. Hướng dẫn đặt tên doanh nghiệp khi thay đổi tên doanh nghiệp

Tên tiếng việt và tên tiếng anh của doanh nghiệp đều không được trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi cả nước.

Tên viết tắt của doanh nghiệp không được trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi cả nước.

Các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) có tên trùng, tên gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doan nghiệp không bắt buộc phải đăng ký đổi tên.

Tên doanh nghiệp không nên trùng với nhãn hiệu nổi tiếng nhãn hiệu đã được cấp văn bằng hộ trước thời điểm tên doanh nghiệp được đặt.

5. Danh mục hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp

6. Quy Trình Thủ Tục Thay Đổi Tên Doanh Nghiệp

Thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp bao gồm các bước sau, doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo quá trình được thực hiện đúng pháp luật.

Bước 1: Kiểm Tra Tên Mới

Trước khi đăng ký, doanh nghiệp cần kiểm tra xem tên mới có trùng với bất kỳ doanh nghiệp nào khác đã đăng ký hay không. Điều này có thể được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu tên dự kiến bị trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn, doanh nghiệp cần lựa chọn tên khác để tránh gặp rắc rối pháp lý trong tương lai.

Bước 2: Chuẩn Bị Hồ Sơ Thay Đổi Tên Doanh Nghiệp

Sau khi xác nhận rằng tên mới có thể đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi tên, bao gồm các giấy tờ sau:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).

– Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên), hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).

– Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần), trong đó nêu rõ lý do và nội dung thay đổi tên doanh nghiệp.

Bước 3: Nộp Hồ Sơ Tại Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh

Hồ sơ cần được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống trực tuyến của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Công Bố Thông Tin Thay Đổi Tên Doanh Nghiệp

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên đã thay đổi, doanh nghiệp cần phải công bố thông tin thay đổi tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này phải được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận Giấy chứng nhận mới.

7. Các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi tên doanh nghiệp

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người được giao thực hiện cần thực hiện ngày các công việc sau trước khi đi vào hoạt động để tránh bị xử phạt:

Điều chỉnh thông tin trên Điều lệ công ty

Căn cứ quy định tại Điều 24 Luật doanh nghiệp 2020 thì Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 24 Luật doanh nghiệp 2020, Điều lệ công ty trong đó bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có); ngành, nghề kinh doanh…

Vì vậy, sau khi thay đổi tên công ty, công ty phải tiến hành điều chỉnh thông tin về tên công ty trong Điều lệ của công ty.

Thay con dấu công ty

Căn cứ quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 thì con dấu của công ty sẽ bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Việc thay đổi tên doanh nghiệp là một trong những trường hợp doanh nghiệp cần phải thay đổi mẫu dấu.

Mặc dù hiện nay doanh nghiệp được tự quản lý về mẫu dấu và không cần thông báo với cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để đồng nhất về mặt hồ sơ, tài liệu và tạo niềm tin cho các đối tác, khách hàng, công ty cần thay đổi mẫu dấu theo tên công ty mới.

Thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng của công ty

Hiện nay, việc mở tài khoản ngân hàng cho công ty là nhu cầu bắt buộc nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty, tài khoản ngân hàng là thông tin quan trọng của mỗi doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động giao dịch.

Vì vậy, để thông tin của công ty được đồng nhất, sau khi thay đổi tên, công ty phải liên hệ với ngân hàng đang mở tài khoản để làm thủ tục thay đổi thông tin ngân hàng.

Thay đổi thông tin đăng ký bảo hiểm xã hội

Say khi công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội để thay đổi thông tin công ty đăng ký bảo hiểm xã hội.

Thay đổi biển hiệu công ty

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 37 Luật doanh nghiệp 2020 thì tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

Tên doanh nghiệp được gắn trên biển hiệu công ty, đây là nghĩa vụ bắt buộc, công ty nào không thực hiện sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Vì vậy, sau khi đổi tên, công ty cần tiến hành thay đổi biển hiệu công ty theo tên mới.

Thay đổi thông tin trên văn bằng bảo hộ nhãn hiệu

Căn cứ quy định tại Điều 97 Luật sở hữu trí tuệ 2005 thì chủ văn bằng bảo hộ có quyền yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp sửa đổi những thông tin sau đây trên văn bằng bảo hộ với điều kiện phải nộp phí, lệ phí:

– Thay đổi, sửa chữa thiếu sót liên quan đến tên và địa chỉ của tác giả, chủ văn bằng bảo hộ;

– Sửa đổi bản mô tả tính chất, chất lượng đặc thù, khu vực địa lý mang chỉ dẫn địa lý; sửa đổi quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận.

Do đó, sau khi đổi tên, công ty cần phải làm thủ tục sửa đổi thông tin về công ty trên văn bằng bảo hộ nhãn hiệu.

8. Những Điều Cần Lưu Ý Sau Khi Thay Đổi Tên Doanh Nghiệp

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi tên, doanh nghiệp cần thực hiện thêm một số bước khác để đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng:

• Cập Nhật Thông Tin Với Các Cơ Quan Liên Quan: Doanh nghiệp cần thông báo và cập nhật thông tin với các cơ quan liên quan như thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng và các đối tác kinh doanh.
• Thay Đổi Con Dấu: Nếu con dấu cũ chứa tên doanh nghiệp, việc khắc lại con dấu mới là bắt buộc. Doanh nghiệp cần thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh để cập nhật mẫu con dấu.
• Thông Báo Với Đối Tác, Khách Hàng: Doanh nghiệp nên gửi thông báo chính thức về việc thay đổi tên đến đối tác, khách hàng và các bên liên quan để tránh nhầm lẫn trong quá trình giao dịch.
• Cập Nhật Tài Sản Thương Hiệu: Tên doanh nghiệp mới cũng cần được cập nhật trên tất cả các tài sản thương hiệu như website, tài liệu quảng cáo, kênh truyền thông xã hội và các biểu mẫu chính thức.

Thay đổi tên doanh nghiệp là một quá trình đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng và chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo rằng quá trình này không chỉ đáp ứng các yêu cầu pháp lý mà còn giúp củng cố thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác.