Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một bước quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt khi doanh nghiệp đang phát triển và mở rộng quy mô hoạt động. Địa chỉ trụ sở chính không chỉ là nơi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh mà còn là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp và định hình hình ảnh của công ty trước công chúng, khách hàng, và đối tác. Vì vậy, khi có sự thay đổi về địa chỉ, doanh nghiệp cần thực hiện đúng các quy trình pháp lý và tuân thủ các quy định của pháp luật để tránh những rủi ro không đáng có.

Văn bản pháp luật điều chỉnh về thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021;	Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;
Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 04/01/2021;	Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.

1. Khi nào cần thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi có thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (do hết hạn Hợp đồng thuê, hoặc trụ sở không phù hợp với quy mô, cơ cấu, loại hình kinh doanh của doanh nghiệp…), doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Quy trình này đòi hỏi tuân theo các quy định pháp luật cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp và tránh xảy ra rủi ro pháp lý về sau.

Có nhiều nguyên nhân khiến doanh nghiệp quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, và mỗi lý do thường liên quan đến chiến lược kinh doanh cũng như các điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp.

Nhu cầu mở rộng kinh doanh: Khi doanh nghiệp phát triển về quy mô và số lượng nhân viên, không gian văn phòng hiện tại có thể không đủ để đáp ứng nhu cầu. Vì vậy, việc tìm một địa điểm rộng rãi hơn để thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp là điều cần thiết để đảm bảo môi trường làm việc thoải mái và chuyên nghiệp cho nhân viên.

Điều kiện thuê văn phòng tốt hơn: Giá thuê văn phòng là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm kinh doanh. Khi doanh nghiệp tìm thấy một địa điểm có điều kiện thuê văn phòng tốt hơn, chẳng hạn như giá rẻ hơn hoặc hợp đồng thuê dài hạn ổn định, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một lựa chọn hợp lý.

Thay đổi môi trường pháp lý hoặc thuận lợi giao thông: Đôi khi, doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp để tối ưu hóa sự thuận tiện về mặt pháp lý hoặc giao thông. Việc chuyển đến khu vực gần các cơ quan chức năng hoặc vị trí có giao thông thuận tiện hơn sẽ giúp cải thiện khả năng kết nối và giao dịch với khách hàng, đối tác.

Phát triển chiến lược lâu dài: Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp nhằm phù hợp với chiến lược phát triển lâu dài của mình. Việc chuyển đến các khu vực phát triển, gần các đối tác hoặc khu vực có tiềm năng phát triển kinh tế cao là một phần trong kế hoạch xây dựng thương hiệu và phát triển bền vững.

Các loại hình doanh nghiệp áp dụng thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
Công ty cổ phần;	Công ty TNHH 1 thành viên;
Công ty hợp danh;	Công ty TNHH 2 thành viên;
Doanh nghiệp tư nhân;	Doanh nghiệp xã hội.

2. Lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở của công ty theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

 Không được đặt trụ sở tại chung cư, đất dự án chưa xin được dự án, đất nông nghiệp và một số trường hợp khác.

 Tại địa chỉ đăng ký, công ty phải treo biển, trên biển công ty ghi rõ các thông tin: tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ xác định.

 Địa chỉ công ty không được phép đặt tại nhà tập thể, chung cư theo quy định tại Điều 6 Luật Nhà ở 2014.

 Với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như dịch vụ lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh), ngoài việc đáp ứng về việc địa chỉ công ty phải được xác định rõ ràng, không đặt tại nhà chung cư, tập thể thì còn phải đáp ứng về các điều kiện khác như quy mô, diện tích, khoảng cách…theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

3. Các thủ tục với cơ quan quản lý thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Căn cứ quy định tại Điều 47 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 của Thông tư 105/2020/TT-BTC, người nộp thuế đăng ký thuế khi có thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở sang địa bàn cấp huyện khác nhưng cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương làm thay đổi cơ quan thuế quản lý cần tiến hành thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Vì vậy, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính thì doanh nghiệp cần thực hiện nộp hồ sơ chuyển thuế từ cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện/thành phố cũ tới cơ quan quản lý thuế mới tại quận/huyện/thành phố mới. Sau đó doanh nghiệp mới tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

4. Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC, hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan thuế cũ (nơi chuyển đi) bao gồm:

 Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;

 Công văn đề nghị chốt thuế chuyển địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện, tỉnh, thành phố;

 Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty;

 Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty;

 Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty;

 Giấy ủy quyền nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác.

Sau khi cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thay thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ, trình tự, thủ tục tiến hành đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cùng quận thì không phải làm thủ tục thông báo với cơ quan thuế.

5. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

6. Các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người được giao thực hiện cần thực hiện ngày các công việc sau trước khi đi vào hoạt động để tránh bị xử phạt:

– Điều chỉnh thông tin trên Điều lệ công ty

Căn cứ quy định tại Điều 24 Luật doanh nghiệp 2020 thì Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 24 Luật doanh nghiệp 2020, Điều lệ công ty trong đó bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có); ngành, nghề kinh doanh…

Vì vậy, sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, công ty phải tiến hành điều chỉnh thông tin về tên công ty trong Điều lệ của công ty.

– Thay con dấu công ty

Căn cứ quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 thì con dấu của công ty sẽ bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp khác quận/huyện, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương là một trong những trường hợp doanh nghiệp cần phải thay đổi mẫu dấu.

Mặc dù hiện nay doanh nghiệp được tự quản lý về mẫu dấu và không cần thông báo với cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để đồng nhất về mặt hồ sơ, tài liệu và tạo niềm tin cho các đối tác, khách hàng, công ty cần thay đổi mẫu dấu theo tên công ty mới.

– Thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng của công ty

Hiện nay, việc mở tài khoản ngân hàng cho công ty là nhu cầu bắt buộc nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty, tài khoản ngân hàng là thông tin quan trọng của mỗi doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động giao dịch.

Vì vậy, để thông tin của công ty được đồng nhất, sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, công ty phải liên hệ với ngân hàng đang mở tài khoản để làm thủ tục thay đổi thông tin ngân hàng.

– Thay đổi thông tin đăng ký bảo hiểm xã hội

Sau khi công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội để thay đổi thông tin công ty đăng ký bảo hiểm xã hội.

– Thay đổi biển hiệu công ty

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 37 Luật doanh nghiệp 2020 thì tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Tên doanh nghiệp được gắn trên biển hiệu công ty, đây là nghĩa vụ bắt buộc, công ty nào không thực hiện sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Vì vậy, sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cần tiến hành thay đổi biển hiệu công ty theo địa chỉ trụ sở mới.

7. Lợi ích của việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính thành công

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là một hoạt động hành chính mà còn có thể mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Một địa chỉ mới với không gian làm việc thoải mái và hiện đại hơn sẽ giúp cải thiện năng suất làm việc của nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đồng thời, nếu trụ sở mới nằm ở vị trí thuận lợi về giao thông, sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận khách hàng và đối tác hơn.

Tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và đối tác: Khi địa chỉ trụ sở được đặt ở vị trí thuận lợi, khách hàng và đối tác sẽ dễ dàng tìm đến doanh nghiệp hơn, từ đó tạo dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp hơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, nơi mà sự thuận tiện trong việc liên lạc trực tiếp có thể mang lại nhiều giá trị.

Tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường: Việc chuyển đến một khu vực mới, đặc biệt là khu vực trung tâm kinh tế hoặc khu vực phát triển, sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn và nâng cao năng lực cạnh tranh. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều cơ hội kinh doanh mới và mở rộng quy mô hoạt động.

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một quyết định quan trọng và có tầm ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý mà còn cần lên kế hoạch cẩn thận để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Khi thực hiện thành công, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích về mặt kinh doanh, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển lâu dài.

Tóm lại, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một bước đi chiến lược, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tính toán cẩn trọng. Tuy nhiên, khi được thực hiện đúng cách, nó sẽ mở ra những cơ hội mới và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn trong tương lai.